めーるについて

最近、メールのやりとりをする機会があって、メールに関する本を読んだのでまとめと感想を

まとめ

メールを速く書くのに必要なこと

語彙力・文章力・読解力・要約力・タイピング力.....と様々な力が必要と筆者は言っています。 確かに語彙力や文章力というのは相手にどう伝えたらわかりやすいかという面やいかに即座に文章を作れるかという面でとても必要になってくると思います。また、読解力や要約力はメールを読む際、相手の伝えたい情報を読み取ることができるか、相手の知りたい内容やどんな意図を持ってこのメールを送信してきたのかといったことを読み取ることも必要になってくるでしょう。

仕事の速い人の発想

• 主導権をにぎる(自分から積極的にコミュニケーションを取り、仕事が先に進むように先手を打っていくこと)
  仕事の早い人は、相手の話したい方向・自分の話したい方向を考えながら行動をしていると筆者は主張しています。日本人は自己主張が苦手である事が多いと思います。その分、周囲との関係は穏やかであるとも言えますが...。私は、基本、相手似合わせればいいだろうと思っていました。でも、本当に仕事のできる人は、どんなときでもやりたい方向や目的をしっかり持っているようです。相手に合わせればいいかと思っていては、話は進まないだろうし、自分の意見も通りにくいというのは想像に難くないです。逆に、こうしよう！と提案できる人は自分の考えどおりに物事が進むのでどんどん話は進むし、意見も通るしということが想像できます。
• 無駄を排除
  無駄を排除することが仕事の早い人の発想であるといいますが、この無駄ってどんなことなんでしょうか。
  筆者の語る無駄とは、メールの内容にありました。伝えたいことを簡潔に書けば良いのであって、「〜だから、こうします。」といった、結論やその判断に至った理由であったり、変に長いあいさつであったりと、無駄な言葉を使いすぎているといったことでした。　　　 私も、会話の中でもそうなんですが「〜だから、そうします」っていうふうに理由やそう考える経緯を先に話しがちです。小説なんかは「起承転結」で書かれていますが、英語や小論文などは結論から書かれています。何かを人に伝えたい場合は結論を先にいうと伝わりやすい。高校でも習ってきましたが、日常で活かせてないことがよくわかりました。

メールの書き方

目的を意識(6W3H)する？

when / where / who / whom / what / why How to / How many / How much

相手に伝わりやすい文章を作るには6W3Hを意識すれば良いと筆者は言っています。5W1Hはよく耳にしますが6W3Hって？って思いました。人になにかしてほしいときや紹介したいとき「この商品はいくらだ」とか「この商品はどのくらい不足している」だとかわかりやすく伝えるべきですよね。 whyを考えることも大事です。なぜ、相手はこの話題をメールで触れているのか、どういう話に持っていきたいのかを考えると交渉事やプロジェクトなんかはより早く話が進むでしょう。

見た目

レイアウトも大事！いかに読みたいと思わせれるか.
宛名/ 挨拶/ 要旨/ 詳細/ 結び/ 署名/
ギュウギュウに書かれていたら見づらいですよね。読む気にもなりません。そういう意味ではレイアウトも大事です。

感想

今まで、宛名とか挨拶からめちゃめちゃ悩んで書いてて、無駄に時間かかってたけど悩む必要なかったんやって思わせてくれてありがとう。メールって内容が必要なのであってはじめの挨拶とかネットに転がってる例文をそのまま使っちゃえばいいんだよねぇ この本読んで良かった〜

読んだ本：仕事が速い人がどんなメールを書いているのか　著者：平野友朗